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Cómo las universidades pueden automatizar la incorporación de estudiantes a través de los sistemas del campus
Introducción
Un estudiante realiza el pago de su depósito. Unos meses más tarde, comienzan las clases. Se deben completar una docena de tareas en el orden aproximadamente correcto en el proceso: se asigna el alojamiento, se resuelve la asistencia financiera, se designa un asesor, se crea un horario de clases, se aprovisiona una cuenta de LMS y se emite una identificación. La mayoría de las universidades son capaces de realizar cada una de estas tareas de manera adecuada. Pocas son capaces de completarlas de manera constante para cada estudiante en el orden correcto sin que alguien verifique personalmente que el paso anterior se completó antes de pasar al siguiente.
Este es el aspecto de la incorporación que recibe una atención insuficiente. En realidad, se trata de un problema de tiempo más que de un problema de concientización o de acceso. La ayuda financiera no puede completar un paquete a menos que admisiones confirme la inscripción. Hasta que se apruebe la ayuda financiera, alojamiento no puede asignar una habitación. Se debe confirmar un programa antes de poder designar a un asesor. La secuencia es tan confiable como la persona más ocupada de la cadena cuando cada oficina está esperando a alguien más y ese traspaso depende de que alguien se acuerde de alertar a la siguiente oficina.
La incorporación es una carrera de relevos, no una lista de verificación
Muchas organizaciones ven la incorporación como una lista de verificación de actividades que deben completarse antes del primer día. En realidad, funciona más como una carrera de relevos; cada departamento debe tomar el testigo antes de iniciar su parte, y si un departamento se retrasa, retrasa a todos los que le siguen, independientemente de que se den cuenta.
Ninguno de estos departamentos actuó de manera incorrecta por su cuenta. El problema radica en que nadie se hace responsable de toda la secuencia, sino únicamente de su parte específica.
Lo que realmente resuelve la incorporación automatizada
Automatizar el proceso de incorporación de los estudiantes no implica que debamos sustituir las funciones de admisiones, ayuda financiera, vivienda o asesoramiento. Significa garantizar que cada departamento esté al tanto en el momento en que es su responsabilidad e indicar claramente cuándo se retrasa un paso, en lugar de permitir que el contratiempo pase desapercibido durante todo el proceso.
En la práctica, esto implica que una vez que se confirma la inscripción en el SIS, el siguiente paso se activa automáticamente, en lugar de depender de que alguien en ayuda financiera revise un informe de los estudiantes recién confirmados. Significa que cuando se completa un paquete de ayuda financiera, el estudiante es aprobado automáticamente para la asignación de vivienda, en lugar de que un coordinador de vivienda consulte una hoja de cálculo desactualizada. Indica que el proceso tiene un estado claro que proporciona información inmediata sobre en qué punto del proceso se encuentra cada estudiante, en lugar de que esa información esté dispersa en varias bandejas de entrada. Además, cualquier retraso en cualquier paso se pone rápidamente en conocimiento de alguien, lo que da tiempo para resolver los problemas antes de la orientación, en lugar de provocar la llamada de un padre frustrado durante la segunda semana de clases.
Este es un problema diferente al del aprovisionamiento de cuentas, y un problema diferente a la fragmentación general que los estudiantes sienten en los sistemas del campus. Se trata específicamente del orden en que se realizan las operaciones y de lo que sucede cuando ese orden se rompe.
Dónde se rompe la Secuencia con mayor frecuencia
Algunos puntos en la secuencia de incorporación tienden a causar el mayor daño cuando se estancan, porque mucho de lo demás depende de que terminen primero:
Tome nota de cuántos pasos posteriores pueden rastrearse hasta solo dos o tres pasos anteriores. Por lo general, esas son buenas noticias. Implica que mejorar la confiabilidad de unas pocas transferencias iniciales beneficia a todo el proceso mucho más que intentar automatizar todo a la vez.
Construyendo la secuencia, no solo los sistemas
El primer paso para lograr esto correctamente es mapear el orden real en el que ocurre la incorporación hoy en día, incluyendo las soluciones provisionales no oficiales, como la hoja de cálculo de vivienda que técnicamente ya no es el registro oficial, y la persona de ayuda financiera a quien todos llaman cuando un caso se estanca.
El siguiente objetivo es conectar los traspasos más importantes. Dado que gran parte del resto de la secuencia depende de que la confirmación de la inscripción active el procesamiento de la ayuda financiera y de que la autorización de la ayuda financiera active la elegibilidad para la vivienda, estos suelen ser los dos enlaces más importantes a reparar.
Además, se requiere de un responsable de todo el proceso, no solo de la parte de su oficina, y que reciba una alerta cuando un paso se ralentice para que pueda tomar medidas antes de que falle.
Además, se requiere de un responsable de todo el proceso, no solo de la parte de su oficina, y que reciba una alerta cuando un paso se ralentice para que pueda tomar medidas antes de que falle. Sin eso, automatizar cada traspaso por separado solo acelera los mismos retrasos; no evita que ocurran.
Conclusión: la secuencia es la experiencia
Los estudiantes no perciben la incorporación como cinco departamentos distintos que desempeñan bien sus funciones. Lo ven como un proceso único y continuo, e incluso si cada oficina involucrada ejecutara su parte correctamente, el proceso se siente fragmentado cuando los traspasos departamentales se estancan.
La incorporación por parte de cinco departamentos con la esperanza de que los demás lleguen a tiempo se convierte en un procedimiento único que realmente ahorra tiempo cuando se automatiza la secuencia, y no simplemente la tecnología que la respalda.
