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Lo que los líderes universitarios deben saber antes de modernizar su SIS
Introducción
Para la mayoría de las instituciones, una de las plataformas de TI de campus más cruciales es el Sistema de Información de Estudiantes (SIS). Este se encarga de la inscripción, ayuda financiera, registro, historial académico, expedientes de los estudiantes y reportes de cumplimiento. Cuando funciona bien, facilita las operaciones diarias al ayudar a los estudiantes a obtener servicios, permitir a los asesores atender a los estudiantes y proporcionar a los administradores la información que necesitan para tomar decisiones informadas. Los departamentos, las experiencias de los estudiantes y las operaciones institucionales se ven afectados cuando este falla.
La modernización del SIS es uno de los proyectos de TI más grandes que una universidad puede emprender, y también es uno de los que más comúnmente se malinterpreta. En realidad, altera la forma en que funciona la universidad y requiere decisiones de liderazgo que van mucho más allá de la selección de la plataforma, a pesar de que muchas instituciones lo ven simplemente como un avance tecnológico. Antes de comenzar la modernización, los directivos universitarios deben comprender el alcance real de la iniciativa, los obstáculos típicos y los requisitos para el éxito a largo plazo.
Lo que los líderes suelen subestimar
Una de las partes más desafiantes de la modernización de un SIS suele ser la preparación de los datos institucionales que ocurre antes de la migración. Antes de ser transferidos a un nuevo entorno, se deben revisar, organizar y validar años de expedientes estudiantiles que, en ocasiones, están dispersos en múltiples sistemas y se mantienen en formatos irregulares. Subestimar este paso a menudo resulta en retrasos en la implementación, desafíos imprevistos y trabajo adicional. En lugar de limitarse a seleccionar una nueva plataforma, un enfoque de modernización exitoso comienza con el conocimiento del estado actual de los datos institucionales.
Además, las nuevas tecnologías requieren nuevos métodos de operación. Incluso un sistema capaz puede no lograr los resultados previstos sin una estrategia de adopción planificada, y los empleados que han dependido durante mucho tiempo de las prácticas actuales necesitan asistencia, comunicación y capacitación durante la transición. En la educación superior, los avances tecnológicos tienen un impacto que va más allá de los flujos de trabajo; también afectan a las personas que los utilizan a diario.
Por lo tanto, brindar apoyo a las personas durante esta transición es tan crucial como implementar la tecnología en sí.
Además, un SIS contemporáneo no es autosuficiente. Las plataformas de aprendizaje, los sistemas financieros, las herramientas de CRM, el software de generación de informes y otras aplicaciones institucionales deben estar conectados, y cada enlace plantea nuevos problemas de flujo de datos, seguridad y compatibilidad del sistema. Las universidades pueden descubrir problemas de integración únicamente después de que la implementación haya comenzado si la preparación es insuficiente, lo que podría causar retrasos y molestias innecesarias.
Consideraciones clave antes de comenzar
La cooperación organizacional es necesaria para la modernización del SIS. Los departamentos académicos, la administración, las finanzas, los servicios estudiantiles y los equipos de TI deben estar de acuerdo en objetivos comunes antes de que comience la implementación, ya que la falta de alineación hace que las decisiones importantes sean más desafiantes más adelante.
Los datos de alta calidad también son necesarios para que un cambio sea exitoso. La auditoría temprana de registros para identificar discrepancias disminuye los riesgos de migración y aumenta la confianza en el nuevo sistema.
Dado que cada institución tiene metas diferentes, definir el éxito desde el principio también es importante. Para algunas, el éxito implica procedimientos de inscripción más rápidos; para otras, significa informes mejorados, una asesoría más eficiente o un proceso de aprendizaje más fluido. Tener metas claras facilita el monitoreo del desarrollo y la toma de decisiones acertadas a lo largo del proyecto.
En lugar de ser una idea de último momento, la gestión del cambio debe planificarse desde el principio, prestando el mismo nivel de atención a la comunicación y al apoyo que a la tecnología misma.
Por último, seleccionar al socio adecuado es tan importante como seleccionar la plataforma adecuada.
El socio tecnológico ideal comprende la complejidad de los entornos de educación superior, y las organizaciones requieren equipos con experiencia en metas de transformación a largo plazo, desafíos tecnológicos y operaciones universitarias que los guíen en el camino.
Lista de verificación de preparación para la modernización del SIS
Las instituciones pueden comprender mejor dónde están preparadas y dónde se requiere una mayor preparación al abordar estas áreas antes del inicio de la modernización.
Cómo se ve realmente una modernización exitosa del SIS
Llevar a cabo una modernización exitosa del SIS toma tiempo.
La alineación del liderazgo, objetivos precisos, procedimientos de datos confiables, plazos razonables y un enfoque metódico para el cambio son los primeros pasos.
Los programas de modernización más eficaces priorizan las necesidades de la organización por encima de la tecnología.
El éxito a largo plazo se ve fortalecido por las universidades que se toman el tiempo para comprender sus procedimientos, involucrar a las partes interesadas y capacitar a su personal.
Reemplazar un sistema obsoleto no es el único objetivo. La intención es establecer un entorno donde la tecnología facilite mejores decisiones, procesos más eficientes y mejores experiencias para administradores, profesores y estudiantes.
Conclusión: la modernización es un viaje, no un interruptor
Los sistemas de información estudiantil son esenciales para el funcionamiento de las universidades, el apoyo a los estudiantes y la gestión de datos importantes.
La adopción de nuevo software es solo un aspecto de la modernización de estos sistemas. Se trata de mejorar la interoperabilidad de las personas, los procedimientos y la tecnología.
Los administradores universitarios tienen la mejor oportunidad de obtener beneficios a largo plazo cuando adoptan un enfoque estratégico para la modernización.
La decisión de modernizar es solo el primer paso. El hecho de que se produzca o no la transformación depende de la ejecución, el liderazgo y la planificación de esa decisión.
